Project Documentation

PROJECT FILE (PROJE DOSYALARI)

Proje ile ilgili belgeleri düzenli tutmak için yaratılmıştır. Bilgilerin bütünlüğü sağlanır. Projenin yönetiminde, izlenmesinde ve kontrolünde bize oldukça yarar sağlayan belgelerdir. Dağınık bir çalışma ortamı projenin yönetilmesinde ve çalışanlar için ileriki safhalarda hayli sıkıntılar doğurabileceğinden dolayı her dosya düzenli bir şekilde tutulmalıdır.

Bir Projede Bulunan Belgeleri İnceleyelim:

  1. Proje Başlangıç Belgesi, (PROJECT INITIALIZATION DOCUMENT)
  2. Sözleşme,
  3. Proje Planı,
  4. Risk Planı,
  5. Sistem Tanımı Belgesi,(DEFINITION)
  6. Sistem Tasarım Belgesi,
  7. Sistem Teslim Belgesi,
  8. Yazışma(CORRESPONDENCE)

1- Proje Başlangıç Belgesi (PROJECT INITIALIZATION DOCUMENT)

  • Projenizi ve kapsamını tanımlar.
  • Projenizi haklı çıkarır.
  • Gerekirse proje için finansman sağlar.
  • Proje katılımcılarının görev ve sorumluluklarını tanımlar.
  • İnsanlara en başından itibaren üretken ve etkili olmaları için ihtiyaç duydukları bilgileri verir.

2- Sözleşme

Proje sözleşmesi, mutabık kalınan tazminatlar karşılığında (veya maliyette ve / veya sözleşmede belirtilen diğer herhangi bir ücret karşılığında) belirli iş hizmetlerinin sağlanması ile ilgili olarak iki veya daha fazla taraf arasında karşılıklı bir anlaşmadır. Sözleşme, ilgili taraflarca izlenecek şartlar ve koşulları içerir.

3- Proje Planı

Proje planı, genellikle Gantt şeması olarak sunulan ve A’dan B’ye proje almak için her adımı gösteren bir belgedir.

Proje aşamalarını, önemli faaliyetleri ve başlangıç ve bitiş tarihlerini, görevler arasındaki bağımlılıkları ve proje aşamalarını gösteren bir yol haritası görevi görür.

4-Risk Planı

Proje yönetim planının yanı sıra, risk yönetim planı proje ekibinden veya diğer ilgili kişilerden kaynaklanan riskleri ve ilgili yönetim raporlarını raporlar.

5- Sistem Tanımı Belgesi

Sistem tanımı, sistem ihtiyaç analizi aşamasında hazırlanan proje kapsamını, kullanıcı ihtiyaçlarını, önerilen sistemle ilgili ön tasarım bilgilerini verir.

6-Sistem Tasarım Belgesi

Sistem Tasarım Belgesi her proje için gerekli bir belgedir.

Sistem Tasarım Belgesinin neden yaratıldığına dair üst düzey bir açıklama içermeli, yeni sistemin ne için tasarlandığını veya değiştirilmesinin amaçlandığını ve mimari ve sistem bileşenlerinin ayrıntılı açıklamalarını içermelidir.

7- System Delivery

Bu belge, sistem teslim özellikleri, teslim edilecek sistemin ayrıntılı özellikleri, projenin uygulanması, kurulum ve test faaliyetlerinin oluşturulması hakkında ayrıntılı bilgi tasarım modelini içermektedir.

8-Correspondence

Yazışmalar proje ile ilgili yazışmalardır. Yasal önemi vardır.

REPORTING

Yapılan proje esnasında, çalışılan proje üzerinde , kişiden sonra gelecek insanlara bilgilendirme amacı ile ve projeyi yönetim esnasında aynı zaman müşteriye bir şekilde hesap verebilme (rapor) için kullanılan belgelerdir. Raporlamanın önemli özelliklerine bakacak olursak:

  • Proje sürecinin her aşamasını kaydetmek ve belgelemek,
  • Temel bir yönetim aracı görevi görür.
  • Uygulamanın izlenmesine ve kontrol edilmesine yardımcı olur.
  • Projeyi geliştirirken, daha önce öngörülemeyen koşulların ortaya çıkıp çıkmadığını belirlemenizi sağlar.
  • Durum raporu, proje planına göre belirli bir aşamanın tamamlanmasından sonra hazırlanır.
  • Projenin mevcut durumu hakkında ayrıntılı bilgi sağlar.
  • İlerleme raporu, projenin yakından izlenmesini sağlar.
  • Sık ve düzenli olarak hazırlanır. Plana göre ilerleyip ilerlemediğini gösterir.
  • Belirli bir soruna veya konuya dikkat çekmek için özel amaçlı raporlar hazırlanır. Biçim raporun hazırlanmasına bağlıdır.
  • Toplantı tutanakları, toplantı özetleri, alınan kararlar, sorunlar ve çözümler bulunmaktadır. Referans kaynağı haline gelirler.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir